Je bent net begonnen als ondernemer, de eerste facturen zijn verstuurd en ineens ligt er een brief van de Belastingdienst over je btw-aangifte. Of je draait al een paar jaar en merkt dat je elke maand een avond kwijt bent aan bonnetjes en bankafschriften. Vroeg of laat stel je jezelf de vraag: wat doet een boekhouder eigenlijk precies, en heb ik er een nodig? In dit artikel leggen we uit welke taken een boekhouder uitvoert, waarin hij verschilt van een accountant en hoe je bepaalt of uitbesteden voor jou de moeite waard is.
Waarom de rol van een boekhouder vaak onduidelijk is
Boekhouder, administratiekantoor, belastingadviseur, accountant. Online lopen die termen voortdurend door elkaar. Dat komt deels doordat ze in de praktijk overlappen. Een boekhouder doet soms ook aangiften, een administratiekantoor heeft soms ook adviseurs in dienst. Daarbij is boekhouder geen beschermde titel. Iedereen mag zich zo noemen, wat het lastig maakt om in te schatten wat je ervan mag verwachten. Hieronder zetten we de belangrijkste taken op een rij.
Wat doet een boekhouder in de praktijk?
Kort gezegd houdt een boekhouder jouw financiële administratie bij en zorgt hij ervoor dat je aan je fiscale verplichtingen voldoet. Dat gaat verder dan alleen cijfers invoeren. Veelvoorkomende taken zijn:
- Inkomende en uitgaande facturen verwerken en koppelen aan je banktransacties
- De btw-aangifte voorbereiden en indienen, meestal per kwartaal
- De jaarcijfers opstellen, zoals de balans en de winst- en verliesrekening
- De aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting verzorgen
- De salarisadministratie bijhouden als je personeel hebt
- Signaleren wanneer er iets fiscaal slimmer kan, zoals een aftrekpost die je laat liggen
Vroeger kwam je met een schoenendoos vol bonnetjes bij je boekhouder langs. Tegenwoordig loopt het meeste digitaal: je boekhoudprogramma is gekoppeld aan je bankrekening en je stuurt bonnen door met een foto. De boekhouder controleert, corrigeert en zorgt dat alles op tijd bij de Belastingdienst ligt.
Meer dan alleen invoeren
Het verschil tussen een gemiddelde en een goede boekhouder zit vaak in het meedenken. Een boekhouder die je cijfers elke maand ziet, merkt als eerste dat je omzet hard groeit, dat je rechtsvorm misschien niet meer past of dat er een grote belastingaanslag aankomt. Wij van Bedrijfskennis.nl zien regelmatig dat ondernemers pas achteraf ontdekken dat ze geld hadden kunnen besparen, simpelweg omdat niemand ernaar keek.
Boekhouder of accountant: wat is het verschil?
Dit is misschien wel de meest gestelde vraag. Accountant is in Nederland een beschermde titel, voorbehouden aan registeraccountants (RA) en accountant-administratieconsulenten (AA). Een accountant mag een jaarrekening controleren en daar een verklaring bij afgeven. Die controle is wettelijk alleen verplicht voor grotere ondernemingen.
Voor de meeste zzp’ers, eenmanszaken en kleinere bv’s is een boekhouder dus voldoende. Je betaalt geen tarief voor een controle die je niet nodig hebt. Een eerlijke boekhouder zegt het ook gewoon als jouw situatie wel om een accountant vraagt. Kantoren als Emis Finance in Zoetermeer zijn daar bijvoorbeeld open over: zij werken als boekhouder en belastingadviseur, en vermelden er duidelijk bij dat ze geen accountant zijn.
Heb je als ondernemer een boekhouder nodig?
Verplicht is het niet. Je mag je administratie prima zelf doen. Toch zijn er een paar situaties waarin uitbesteden vaak loont.
Je bent te veel tijd kwijt
Ben je elke maand meerdere uren bezig met je administratie en voelt dat als verloren tijd? Dan is het de moeite waard om uit te rekenen wat die uren je opleveren als je ze aan klanten besteedt.
Je onderneming wordt complexer
Neem je personeel aan, richt je een bv op of ga je investeren in materieel? Dan worden de regels snel ingewikkelder. Denk aan loonaangifte, afschrijvingen en investeringsaftrek. Fouten daarin kosten je al snel meer dan een boekhouder.
Je administratie loopt achter
Liggen er nog aangiften open of heb je de bonnen van vorig jaar nooit verwerkt? Dan is het verstandig om hulp in te schakelen voordat er boetes of naheffingen volgen. Houd er ook rekening mee dat je je administratie zeven jaar moet bewaren.
Waar let je op bij het kiezen van een boekhouder?
Omdat de titel niet beschermd is, loont het om goed te vergelijken. Let vooral op deze punten:
| Vraag | Waarom het belangrijk is |
| Heb je een vaste contactpersoon? | Je hoeft je verhaal niet steeds opnieuw te vertellen |
| Staat de prijs vooraf vast? | Je voorkomt verrassingen door nacalculatie of oplopende uren |
| Hoe snel krijg je antwoord? | Bij een brief van de Belastingdienst wil je niet een week wachten |
| Denkt de boekhouder actief mee? | Daar zit vaak de echte besparing |
Werk je liever met iemand bij jou in de buurt, dan kan een lokaal kantoor prettig zijn. Een ondernemer uit de regio Haaglanden kan bijvoorbeeld terecht bij Emis Finance, dat werkt met een vaste adviseur per klant en een vast maandbedrag. Het meeste werk loopt daar digitaal, maar langskomen op kantoor kan ook. Of je nu lokaal of volledig online kiest: vraag altijd vooraf wat er precies in het tarief zit.
Wat kost een boekhouder?
De kosten verschillen sterk per kantoor en per situatie. Sommige boekhouders rekenen een uurtarief, andere werken met een vast bedrag per maand waarin de aangiften al zijn inbegrepen. Een eenmanszaak met weinig transacties is goedkoper dan een bv met personeel. Vraag daarom altijd een offerte op basis van jouw eigen situatie en vergelijk niet alleen de prijs, maar ook wat je ervoor terugkrijgt.
Kort samengevat: een boekhouder houdt je administratie op orde, zorgt dat je aangiften op tijd en correct worden ingediend en denkt idealiter mee over je fiscale positie. Voor de meeste kleinere ondernemers is een boekhouder voldoende en is een accountant pas nodig als de wet een controle van je jaarrekening eist. Of je er een inschakelt, hangt af van hoeveel tijd je administratie je kost, hoe complex je bedrijf is en of je zeker wilt weten dat je niet te veel belasting betaalt. Twijfel je? Plan dan eens een kennismakingsgesprek, dan weet je snel of uitbesteden voor jou loont.
