Je factuur voor een opdrachtgever in München staat klaar, maar dan twijfel je: zet ik er 21% btw op of niet? En als je het nalaat, doe je dan iets fout? Voor Nederlandse freelancers die diensten verlenen aan buitenlandse bedrijven of particulieren werkt de btw-regeling fundamenteel anders dan bij een gewone Nederlandse klant. Niet ingewikkelder dan nodig, maar wel een systeem dat je moet kennen voordat je een factuur verstuurt. In dit artikel zetten we stap voor stap uiteen hoe het werkt, met concrete rekenvoorbeelden voor btw op diensten in het buitenland als freelancer.
De eerste vraag: zakelijk of particulier?
Alles draait om één onderscheid: is je opdrachtgever een ondernemer (B2B) of een particulier (B2C)? Die scheidslijn bepaalt welke regels gelden, welk btw-tarief je hanteert en hoe je de aangifte verwerkt. Elke andere vraag is een vervolgvraag.
Een Duits bedrijf met een Umsatzsteuer-Identifikationsnummer is een B2B-opdrachtgever. Een Fransman die jou als tekstschrijver inhuurt voor zijn persoonlijke blog is een B2C-klant. Klinkt helder, maar in de praktijk stuur je soms een factuur naar iemand die zegt dat hij ondernemer is zonder dat je dat hebt gecheckt. Dat check-moment is crucialer dan je denkt, maar daar komen we op terug.
B2B binnen de EU: btw verlegd
Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan geldt de verleggingsregeling. Dat betekent: jij berekent geen btw op je factuur. De btw-verantwoordelijkheid verschuift naar de opdrachtgever, die de btw in zijn eigen land aangeeft. Dit heet ook wel de hoofdregel voor B2B-diensten: de btw is verschuldigd waar de afnemer is gevestigd.
Op je factuur zet je het btw-tarief op 0%, of je laat de btw-regel leeg en vermeldt expliciet: “Btw verlegd” of “VAT reverse charged” (in het Engels, wat bij internationale facturen gebruikelijk is). Je vermeldt ook het btw-nummer van jezelf én het btw-nummer van de opdrachtgever.
Praktijkvoorbeeld 1: UX-designer factureert aan een GmbH in München
Stel: jij bent freelance UX-designer in Utrecht. Je factureert 3.000 euro voor een ontwerptraject aan Techfirma GmbH in München. Het btw-nummer van Techfirma heb je gecheckt via VIES (meer daarover verderop).
Je factuur vermeldt:
- Jouw naam, adres en btw-nummer (NL…)
- Naam, adres en btw-nummer van Techfirma GmbH (DE…)
- Omschrijving van de dienst
- Bedrag: 3.000 euro
- Btw: 0 euro, met de vermelding “VAT reverse charged (Art. 44 EU BTW-richtlijn)”
In je Nederlandse btw-aangifte verwerk je dit in rubriek 3a: intracommunautaire diensten. Je vult 3.000 euro in als omzet. Er is geen btw verschuldigd in Nederland. Techfirma geeft de btw zelf aan in Duitsland.
Praktijkvoorbeeld 2: Belgische marketingafdeling
Zelfde logica voor een opdrachtgever in België. Je stuurt een factuur van 1.500 euro voor een contentstrategie aan een Belgisch marketingbureau. Btw verlegd, 0 euro btw op de factuur, rubriek 3a in de aangifte.
Let op: bij België is het verleidelijk om er vanuit te gaan dat het wel goed zit omdat de grens dichtbij is. Maar ook hier geldt: controleer het btw-nummer via VIES voordat je factureert. Doe je dat niet, en blijkt het nummer ongeldig, dan kun je de verleggingsregeling niet toepassen en ben jij als leverancier verantwoordelijk voor de btw.
B2B buiten de EU: VS, VK, Canada
Lever je diensten aan een bedrijf buiten de EU, zoals een Amerikaans softwarebedrijf of een Canadese startup? Dan geldt de verleggingsregeling niet, maar is er ook geen Europese btw van toepassing. Je factureert zonder btw, en je vermeldt niet “btw verlegd” maar gewoon dat de dienst vrijgesteld is van Nederlandse btw omdat de afnemer buiten de EU is gevestigd.
In de btw-aangifte vul je dit in bij rubriek 3b: diensten verricht aan ondernemers buiten de EU. Ook hier geen btw, maar wel aangifte doen van de omzet.
B2C binnen de EU: wél btw rekenen
Hier wordt het lastiger. Lever je een dienst aan een particulier in een ander EU-land, dan gelden andere regels. In principe moet je dan de btw afdragen in het land van de klant, tegen het btw-tarief van dat land. Een Franse particulier betaalt dus Franse btw, een Italiaan Italiaans btw-tarief.
Er is echter een drempelregeling. Zolang je totale omzet aan particulieren in alle EU-landen samen onder de 10.000 euro per jaar blijft, mag je gewoon Nederlandse btw (21%) rekenen en die in Nederland afdragen. Ga je over die drempel heen, dan word je verplicht je aan te melden voor het OSS-systeem (One Stop Shop). Via OSS doe je in Nederland aangifte voor alle EU-landen tegelijk, zonder dat je je in elk land apart hoeft te registreren.
Praktijkvoorbeeld 3: tekstschrijver en een particulier in Frankrijk
Stel: je schrijft een reeks blogartikelen voor een Française die een lifestyle-website runt. Geen KvK-nummer, geen btw-nummer. Ze is gewoon particulier. Je factureert 500 euro.
Als je gewoon 21% Nederlandse btw rekent terwijl je al boven de 10.000 euro drempel zit voor B2C-verkopen in de EU, dan doe je het fout. Je had dan Franse btw (20%) moeten rekenen en afdragen via OSS. Het gevolg: je hebt te veel btw bij de klant in rekening gebracht, en je hebt de verkeerde aangifte gedaan. Dat kost correctiewerk én mogelijk een boete.
Zit je nog onder de drempel? Dan mag 21% Nederlandse btw, gewoon in je reguliere aangifte. Overschrijd je de drempel, meld je dan aan voor OSS via het Belastingportaal.
Het btw-nummer controleren via VIES
VIES is de Europese database waarmee je btw-nummers van EU-bedrijven kunt verifiëren. Je vindt het via ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Vul het btw-nummer van je opdrachtgever in en je ziet direct of het nummer geldig is en bij welk bedrijf het hoort.
Wij van Bedrijfskennis.nl raden je sterk aan om dit als vaste stap in je facturatieproces op te nemen, het liefst nog vóór je de opdracht start. Maak een screenshot van de VIES-verificatie en bewaar die bij de opdracht. Als de Belastingdienst later vragen stelt over waarom je geen btw hebt berekend, is een gedateerde VIES-bevestiging je bewijs dat je zorgvuldig hebt gehandeld.
Verplichte vermeldingen op de factuur
Bij intracommunautaire diensten (B2B, EU) moet je factuur in ieder geval bevatten: jouw naam en adres, jouw btw-nummer, het btw-nummer van de opdrachtgever, een omschrijving van de dienst, het factuurbedrag, de vermelding dat btw verlegd is en een verwijzing naar de toepasselijke richtlijn (Artikel 44 van de EU BTW-richtlijn).
Bij export buiten de EU (B2B, niet-EU) is de opzet vergelijkbaar, maar je verwijst niet naar de EU-richtlijn. Je vermeldt simpelweg dat er geen Nederlandse btw van toepassing is omdat de afnemer buiten de EU is gevestigd.
Verwerking in de btw-aangifte
Rubriek 3a is voor intracommunautaire diensten aan EU-ondernemers. Hier vul je het factuurbedrag in als omzet. Btw: nul.
Rubriek 3b is voor diensten aan afnemers buiten de EU. Ook hier omzet invullen, geen btw.
B2C-diensten aan EU-particulieren onder de drempel gaan gewoon in rubriek 1a (binnenlandse omzet, 21%). Zit je via OSS, dan doe je die aangifte apart via het OSS-portaal.
Drie fouten die freelancers duur staan
De eerste fout: 21% btw rekenen aan een buitenlandse B2B-klant omdat je het niet zeker wist. Je opdrachtgever betaalt te veel, wil creditering, en je aangifte klopt niet. Tijdrovend en vervelend.
De tweede fout: een particulier in de EU behandelen als ondernemer omdat hij zegt dat hij een bedrijfje heeft, zonder het btw-nummer te controleren. Als dat nummer niet klopt of niet bestaat, ben jij aansprakelijk voor de btw.
De derde fout: geen aangifte doen van omzet uit het buitenland omdat er toch geen btw verschuldigd is. De Belastingdienst verwacht dat je ook nultransacties correct aangeeft in rubriek 3a of 3b. Verzuim dat, en je riskeert een naheffing of boete bij een controle.
Zelf doen of een adviseur inschakelen?
Voor de meeste freelancers die incidenteel aan een Duits of Belgisch bedrijf factureren, is dit zelfstandig te beheren. De verleggingsregeling is eenduidig als je het principe begrijpt. Houd je administratie netjes bij, verifieer btw-nummers via VIES en verwerk de omzet correct in je aangifte.
Wil je structureel aan particulieren in meerdere EU-landen leveren en verwacht je de 10.000 euro drempel te overschrijden, dan loont het om een belastingadviseur te raadplegen voor de OSS-aanmelding en de eerste aangifteperiode. Hetzelfde geldt als je diensten levert aan partijen in landen met complexe lokale regelgeving, of als je twijfelt over de kwalificatie van een opdrachtgever. Een eenmalig adviesgesprek van een uur bespaart je dan al snel veel zoekwerk en mogelijke fouten.
De kern is steeds dezelfde: weet wie je opdrachtgever is (een bedrijf of een particulier), controleer het btw-nummer via VIES bij B2B-klanten in de EU, en zet de juiste vermeldingen op je factuur. Bij B2B-diensten binnen de EU pas je de verleggingsregeling toe en verwerk je de omzet in rubriek 3a van je aangifte. Bij diensten buiten de EU geldt ook nul procent btw, maar via rubriek 3b. Lever je aan particulieren in de EU, houd dan de drempel van 10.000 euro in de gaten en weet wanneer de OSS-regeling van toepassing wordt. Wij van Bedrijfskennis.nl raden aan dit per opdrachtgever kort te controleren, zodat je facturen kloppen en je aangifte geen vragen oproept bij een controle.
