Veel uitzendbureaus die van backofficepartner wisselen, zeggen achteraf dat ze niet per se een andere partij zochten. Ze zochten grip: op hun cijfers, op hun processen en op hun tijd. Toch stellen ze de overstap vaak maanden uit, uit angst dat de verloning stokt of dat het team erin vastloopt. Dit zijn de vragen die ondernemers het vaakst stellen voordat ze de stap zetten, met de antwoorden.
Hoe weet je dat je huidige backoffice niet meer past?
De signalen zijn meestal duidelijk. Correcties zijn geen uitzondering meer maar terugkerend werk. Fouten hebben meer impact omdat de volumes groeien. Marges zijn minder voorspelbaar, verzuimdossiers worden complexer en planners besteden steeds meer tijd aan herstelwerk. Herken je er twee of meer, dan is je organisatie waarschijnlijk verder gegroeid dan de inrichting waarmee je ooit begon.
Hoe lang duurt een overstap?
Dat hangt af van het model. Laat je het juridisch werkgeverschap over aan de nieuwe partner, dan is een overstap vaak binnen twee weken in te richten. Blijf je zelf juridisch werkgever, dan kost het meer tijd, meestal tot ongeveer drie maanden. Het beste moment om over te stappen is het begin van een nieuwe loonperiode.
Hoeveel tijd kost het je eigen team?
Minder dan veel ondernemers denken. Je hoeft geen interne projectorganisatie op te zetten. In de praktijk investeren bureaus enkele uren per week tijdens de overgangsfase. De meeste tijd zit in het scherp in kaart brengen van uitzonderingen en specifieke afspraken per opdrachtgever. Daarna verschuift het werk naar de nieuwe partner, die de systemen inricht en de data overzet.
Wat gebeurt er met lopende contracten en opgebouwde rechten?
Al je plaatsingen lopen door. Contracten, reserveringen, de fasetelling en de pensioenopbouw van je flexkrachten worden overgezet en getest voordat de nieuwe verloning live gaat. Vanuit het nieuwe systeem worden daarna nieuwe contracten verstuurd. Voor flexkrachten en opdrachtgevers verandert er inhoudelijk niets.
En als je nog vastzit aan je huidige partner?
Dat is geen reden om niets te doen. In veel gevallen kun je de overstap plannen rond het einde van je contract of een ander contractmoment. Bespreek de timing open met de partij waar je naartoe wilt, dan heb je de voorbereiding al rond wanneer je huidige contract afloopt.
Wat als je team weerstand heeft?
Dat is normaal, want het gaat om de systemen waar je mensen elke dag mee werken. Betrek ze daarom vanaf het begin. Leg uit wat er verandert en wat hetzelfde blijft, en zorg dat iedereen een praktische training krijgt voor de livegang. Teams merken meestal snel dat ze minder herstelwerk hebben, bijvoorbeeld omdat ze contracten zelf met één druk op de knop kunnen maken in plaats van erop te wachten.
Wanneer is overstappen nog niet verstandig?
Liggen de problemen vooral in je eigen processen, zoals urenbriefjes die te laat binnenkomen of afspraken met opdrachtgevers die nergens zijn vastgelegd, dan lost een andere backoffice dat niet vanzelf op. Laat in dat geval eerst een scan doen van je huidige backoffice. Op basis daarvan beslis je of een interne verbetering volstaat of dat een overstap echt iets oplevert.
Hoe verloopt zo’n overstap in de praktijk?
Jessica Stomphorst van Logistiek24 stapte in 2021 over naar Flexhub, backofficepartner voor uitzendbureaus uit Hardinxveld-Giessendam. “Wij waren op zoek naar een goede backoffice oplossing, een echte samenwerkingspartner waarmee we konden sparren. Het snelle meedenken, handelen en jullie kennis maakt onze samenwerking tot een succes.” Flexhub werkt met ruim 25 jaar ervaring voor meer dan 100 uitzend- en detacheringsbureaus, is gecertificeerd voor NEN 4400-1, het SNA-keurmerk en VCU, en wordt door klanten aanbevolen met een 4,9 uit 73 Google-reviews. Bij een overstap krijg je één vaste contactpersoon, die ook na de livegang betrokken blijft.
Over overstappen van backoffice staat bij Flexhub een overzicht van alle stappen, van kennismaking en analyse tot migratie, training en livegang, plus een overstapcheck waarmee je zelf kunt toetsen of het voor jouw bureau het juiste moment is.
