Een briefing is een essentieel concept in veel zakelijke en organisatorische omgevingen. Hoewel het eerst met name bij de politie en militaire operaties werd gebruikt, is het voor veel mensen een begrip wat eigenlijk niet meer weg te denken is. Maar wat betekent een ‘briefing’ eigenlijk precies? In deze blog duiken we diep in de betekenis van het woord, de verschillende soorten briefings en hoe ze effectief kunnen worden toegepast in diverse contexten.
De betekenis
Een briefing iets niets minder om schriftelijk of mondeling te laten weten wat er aan het eind van een project als resultaat wordt verwacht. De briefing wordt vanaf de opdrachtgever aan de uitvoerende partij overgebracht. Wie de uitvoerende partij en opdrachtgever zijn, kan verschillen. We benoemen een aantal voorbeelden:
- Content marketeer geeft een briefing aan de copywriter
- Een aannemer geeft een loodgieter aan de loodgieter
- Een manager geeft een briefing aan zijn team
- etcetera.
Veelal zie je dat een mondelinge briefing wordt opgeschreven of wordt opgenomen in een videoboodschap, om latere verwarringen te voorkomen.
Een uitleg
De vraag die je nu misschien hebt, is hoe zo’n briefing er dan eigenlijk uitziet. Of, met andere woorden, wat er allemaal in opgenomen is. Om die reden geven we je daar graag een uitgebreide uitleg over. In een duidelijke briefing staat op z’n minst:
- Het doel
Waarom dient het volgende te worden uitgevoerd en voor wie is dat relevant?
Voorbeeld: het belang van stemmen duidelijk maken bij jongeren die net hun stemrecht hebben gekregen. - Context
Een situatieschets van de omgeving, van het gehele project.
Voorbeeld: ten behoeve van het versterken van de positie van een website in Google, wordt er aan lintbuilding gedaan. - Eisen/ aandachtspunten
Welke punten zijn er sowieso van belang en waar moet op worden gelet tijdens de uitvoering van de briefing?
Voorbeeld: op datum x dient de tegelzetter klaar te zijn met zijn werk in de badkamer in het huis op een bepaalde straat. Het moet nauwkeurig gebeuren volgens de tekeningen, etc. - Planning
Hoe lang heeft de uitvoerende partij de tijd om het uit te voeren.
Voorbeeld: de resultaten van het onderzoek worden uiterlijk op datum verwacht, met maximaal 1 week uitstel, wat van te voren is aangevraagd bij de opdrachtgever.
Bovenstaande punten vormen wel de minimale inhoud van een briefing. Echter zie je bij de groter projecten vaak dat er ook nog kopjes gaan over zaken als budget, communicatie en meer. In elk geval is het belangrijk dat alles op papier staat en als er onduidelijkheden zijn, dat deze voorafgaand aan de uitvoering zijn getackeld.
Voordelen en nadelen van een briefing
Het grootste voordeel van een briefing is eigenlijk dat het veel helderheid biedt. Je kan er eigenlijk vanuit gaan dat er in een briefing alles staat wat je nodig hebt om als uitvoerende partij de opdracht uit te voeren, zoals deze in de briefing staat beschreven. Zo niet, dan is de briefing niet uitgebreid genoeg. Verder kan de uitvoerende partij tegelijkertijd ook een inschatting maken van of de planning reëel is en of de opdrachtgevende partij hier nog het een en ander aan zal moeten aanpassen.
Klinkt handig, zo denk je nu vast. En toch, toch kent een briefing ook nadelen. Allereerst is een briefing niet altijd compleet en gaat er kostbare tijd verloren aan het heen en weer gevraag over hiaten in de briefing. Daarnaast kan het de uniciteit van een project teniet doen, omdat je zo duidelijk bent in wat er gedaan moet worden, dat er geen ruimte meer is voor eigen inbreng. Dat kan onbedoeld leiden tot mindere resultaten.
Een voorbeeld
Om het toch maar nog wat meer houvast te geven, hebben we hieronder een voorbeeld van een tamelijk korte briefing opgesteld, die kan worden gegeven aan een copywriter. Lees:
We willen graag een plaatsing doen op site x, voor een bedrag van €… en willen het artikel door jullie laten schrijven.
Het betreft de URL’s:
www.voorbeeld.nl/voorbeeld met anchor ‘voorbeeld’
www.voorbeeld.nl/voorbeeldtwee met anchor ‘voorbeeld twee’
In het artikel mag niet worden benoemd dat het om een samenwerking gaat, de anchors moeten als eerste in het artikel worden verwerkt. Ook willen we 1 interne link naar een niet-gesponsord artikel. De links zijn do follow en er mag geen canonical worden ingesteld.
Het betreft een artikel van 500 woorden, waar er positief wordt geschreven over het product van de klant. De plaatsing is permanent en we ontvangen graag uiterlijk op datum de previewlink.
Als het goed is zie je veel punten uitgebreid besproken staan. Soms zijn er inderdaad nog vragen voor de copywriter die het artikel moet schrijven, maar een ervaren persoon weet eigenlijk alle bovenstaande punten per klant wel uit zijn of haar hoofd. De informatie over de betaling etcetera is natuurlijk voor het bedrijf zelf.
Conclusie
Een briefing dus. Eigenlijk is het een superhandig middel om een andere partij ergens duidelijk van te maken. Kies je voor een mondelinge briefing, zorg dan dat de punten alsnog ergens worden genoteerd, om onduidelijkheden te voorkomen. Verder zouden we zeggen, probeer het eens uit, dan zal je vanzelf zien of het ook werkt voor de branche waar jij in werkt. Tot die tijd zouden we zeggen, tot dan!
