Dus, jij moet een managementsamenvatting schrijven. Geen probleem, want in deze blog vertellen we hoe je dat doet. We vertellen je over het doel, welke punten je echt niet moet vergeten en na afloop weet je eveneens hoe helder, beknopt en overtuigend zo’n samenvatting eigenlijk moet zijn. Lees alles op je gemak door en zie aan het einde van deze blog een heldere samenvatting, waardoor je weet wat je te wachten staat. (Dat is geen managementsamenvatting, maar wél een samenvatting waar je iets aan hebt).
Uitleg van het begrip
Een managementsamenvatting? Die is bedoeld om een duidelijk overzicht te geven van een de belangrijkste punten, bevindingen en aanbevelingen. Dit doe je, omdat de lezer dan niet het hele voorstel, document of rapport hoeft te lezen.
Een dergelijke samenvatting is doorgaans een cruciaal onderdeel van zakelijke documenten, omdat het vaak het eerste (en soms het enige) deel is dat door hogere leidinggevenden, investeerders of andere belanghebbenden wordt gelezen. Doe je het niet goed en ben je niet beknopt, helder en overtuigend, dan zullen er waarschijnlijk foutjes ontstaan.
Het belangrijkste doel
Het doel van een managementsamenvatting is om een duidelijk overzicht te geven van het hoofdrapport, zodat de lezer snel de belangrijkste informatie kan begrijpen. Dit kan helpen om de interesse te wekken, beslissingen te vergemakkelijken, en actie te stimuleren. De samenvatting moet essentieel informatie overbrengen. Denk aan de kernpunten (probleemstelling/ resultaten), die dan op zichzelf weer de besluitvorming ondersteunen. Het eindigt altijd om een vraag om actie. Dit is overtuigend en geeft een eerste aanzet tot verdere actie, waaronder goedkeuring van een voorstel, een investering of het nemen van strategische beslissingen. Sounds clear, right?
Een overzicht van punten
In de volgende tabel vindt je een omschrijving van een aantal belangrijke punten die je eigenlijk wel in een managementsamenvatting wil terugvinden. Lees:
| Punt | Omschrijving |
| Doel | Waar gaat het document eigenlijk over? Was het een probleem dat wordt omschreven of ligt de nadruk op het advies? Wees kort en bondig in de omschrijving van het doel. |
| Uitkomsten | Er is niet voor niets onderzoek gedaan. Met andere woorden, het is hier de bedoeling om de uitkomsten van het onderzoek te presenteren. |
| Aanbeveling | Waarschijnlijk is het op een zeker punt tijd voor verandering. Dit omschrijf je dan als aanbeveling voor de opdrachtgever. |
| Opbrengsten | Allemaal leuk en aardig, die aanbevelingen, maar wat levert het eigenlijk op? Omschrijf hier wat er in positieve zin kan veranderen en wat daar in middelen (zoals tijd en geld) voor nodig is. |
| Actiepunten | Waarschijnlijk is er voor de verandering actie nodig. Die actie wordt uitgevoerd door het team en hun leidinggevenden. Aan het einde van de samenvatting beschrijf je dus de acties en beslissingen die moeten worden genomen. |
Het klinkt allemaal als best veel, dat begrijpen we, maar we willen per er ook nog maar eens op attenderen dat het een samenvatting betreft. Maak het dus niet te langen focus je echt op dat beknopte karakter van een samenvatting. Anders kan je net zo goed het hele rapport gaan lezen, of niet dan?
Belangrijke overwegingen
Dat een samenvatting kort en krachtig dient te zijn, is de eerste belangrijke overweging. Andere belangrijke overwegingen die je in gedachten moet houden bij het schrijven van een samenvatting, is:
- Duidelijke en toegankelijke taal
Het gebruik van jargon en technische termen is prima, maar sla er niet in door. Dan wordt het onleesbaar en een onsamenhangende brei aan woorden.Gebruik daarom heldere taal om de informatie toegankelijk te maken. - Focus op de lezer
Denk aan de behoeften en verwachtingen van de doelgroep. De samenvatting moet de informatie bevatten die voor hen het meest relevant is. - Structuur en logica
Niets is zo vervelend als een lange lap met tekst. Je raakt er zelf waarschijnlijk ook al vermoeid door, alles al door er naar te kijken. De informatie moet logisch gepresenteerd worden, met een duidelijke structuur die de lezer door de belangrijkste punten leidt.
Samenvatting
Een goed geschreven managementsamenvatting is essentieel voor het effectief overbrengen van de belangrijkste boodschappen van een rapport. Het dient als een instrument voor communicatie en overtuiging, helpt bij het nemen van beslissingen en kan de richting van een project of initiatief bepalen. Door de belangrijkste elementen en overwegingen in gedachten te houden, kan een managementsamenvatting een krachtig middel zijn om belangrijke ideeën en aanbevelingen effectief over te brengen aan besluitvormers en andere belanghebbenden. Duidelijk, toch?
